O que registrar em cada abastecimento
- Placa e motorista, para saber de quem é cada número.
- Data e hora, para colocar os lançamentos na ordem certa.
- Quilometragem do hodômetro, sem a qual não existe consumo.
- Litros, valor e tipo de combustível.
- Posto, sempre escrito do mesmo jeito.
- Se completou o tanque ou não, o campo mais esquecido e o que mais muda a conta.
Por que "completou o tanque?" muda a conta
Abastecimento parcial não diz quanto o carro gastou, porque o tanque não voltou ao mesmo ponto. O consumo confiável vai de tanque cheio a tanque cheio, somando os parciais do meio.
Exemplo: o carro sai de tanque cheio e roda 300 km. Coloca 20 litros, sem completar, e roda mais 200 km. Depois completa com 30 litros.
O certo é 500 km ÷ 50 litros = 10 km/l. Olhando só o último trecho, seriam 200 km ÷ 30 litros = 6,7 km/l, e o motorista pareceria estar gastando demais sem motivo.
Três sinais que merecem atenção
- Os litros não cabem no tanque. O lançamento passa da capacidade do veículo. Pode ser erro de digitação, mas precisa ser explicado.
- Abasteceu de novo logo em seguida. Rodou muito pouco desde o último abastecimento e colocou um volume alto.
- O consumo caiu em relação ao normal daquele veículo. O carro comparado com ele mesmo diz mais do que a média da frota.
Nenhum desses sinais prova desvio. Vazamento, mecânica, rota nova ou km digitado errado também explicam. Eles dizem onde olhar primeiro e abrem a conversa com o motorista, não a acusação.
Erros que estragam o controle
- Comparar veículos diferentes. Caminhão carregado e carro leve não têm o mesmo consumo normal.
- Tirar conclusão com pouco histórico. Com poucos tanques, a variação ainda é normal.
- Aceitar o km sem conferir. Um zero a mais no hodômetro distorce o consumo dos lançamentos ao redor.
- Contar duas vezes. Quando o motorista lança e o cartão também registra, o gasto aparece em dobro.
Cartão-combustível: planilha ou API
As operadoras costumam permitir baixar as transações em planilha, e algumas também oferecem API, em que as transações chegam sem ninguém baixar arquivo. A API costuma depender de contrato com a operadora. Nos dois casos, é preciso cruzar as transações com os lançamentos, separar o que não é combustível, como ARLA e lavagem, e tratar placas que não são da frota.
Como funciona no BuilderTrack
Cada abastecimento é conferido ao ser gravado, pelas três regras acima:
- Não cabe no tanque: litros acima da capacidade cadastrada mais 5% de folga.
- Abastecido em seguida: menos de 50 km desde o anterior, com mais da metade do tanque.
- Consumo alto: 25% ou mais abaixo do normal do veículo, medido de tanque cheio a tanque cheio.
O normal vem do histórico do próprio veículo nos últimos 90 dias. Sem histórico suficiente, usa veículos de mesma marca e modelo. Sem nenhum dos dois, o sistema não avalia, para não acusar ninguém à toa.
O extrato de qualquer cartão entra por arquivo CSV: você confere as colunas uma vez e o modelo fica salvo para o mês seguinte. Importar o mesmo extrato de novo não duplica, e o que já foi lançado à mão não conta em dobro.
Se a sua empresa preferir receber as transações direto do cartão, podemos conversar sobre a integração por API com a sua operadora. Ela é feita caso a caso e depende de a operadora liberar o acesso.
O sistema compara o que foi lançado. O rastreador não mede o combustível do tanque.