Quando a planilha dá conta
- A frota é pequena e muda pouco.
- Uma única pessoa lança e confere tudo.
- Os veículos ficam por perto, e quem cuida deles os vê todo dia.
- Você precisa guardar o que aconteceu, não ser avisado do que vai acontecer.
Se esse é o seu caso, uma planilha bem organizada pode ser suficiente por enquanto.
Sinais de que ela chegou ao limite
- Você descobre a revisão vencida depois da quebra. Planilha guarda a data, mas não abre uma ordem de serviço.
- A CNH venceu e ninguém viu. O dado estava lá, mas ninguém estava olhando.
- Há mais de uma versão do arquivo. Cada um atualiza a sua, e ninguém sabe qual é a certa.
- A informação chega com dias de atraso. O motorista anota, alguém recolhe e outra pessoa digita.
- Chega multa e ninguém sabe quem dirigia. Falta um registro confiável de uso.
- Você não sabe o custo de cada veículo. Combustível, peças e multas ficam em lugares separados.
- Tudo depende de uma pessoa. Quando ela sai de férias, o controle para.
O que comparar além da mensalidade
A planilha não tem mensalidade, mas consome horas de digitação e de conferência. Vale estimar quantas horas por mês vão para isso e somar o que uma revisão perdida ou um veículo parado custou nos últimos meses. Sem esses números, a comparação fica só no preço.
O que perguntar antes de contratar
- Funciona sem internet no celular? Teste em um lugar sem sinal, não só no escritório.
- Consigo trazer minha planilha? Pergunte como é a importação e o que acontece quando há erro.
- Precisa de rastreador? Quem fornece, quem instala e qual é o custo?
- O preço é por veículo? Pergunte o que está incluído e o que é cobrado à parte.
- Serve para o meu tipo de operação? Peça para ver o seu caso na demonstração, como locação, máquinas ou filiais.
- Posso tirar meus dados depois? Melhor saber antes de contratar.
Como começar sem parar a operação
Comece por uma parte: por exemplo, abastecimento e preventiva de alguns veículos. Mantenha a planilha por um período, compare os números e só então passe o resto. Trocar tudo de uma vez é o que costuma dar errado.
Como funciona no BuilderTrack
Veículos, peças e abastecimentos entram por arquivo CSV, usando placa e nome, sem você precisar conhecer códigos internos. Se alguma linha tiver problema, nada é gravado, e a tela mostra o número da linha no Excel para você corrigir e reenviar.
A partir daí, o sistema avisa da preventiva e da CNH perto de vencer e abre a ordem de serviço da preventiva sozinho. O motorista usa o aplicativo para Android, e o gestor usa pelo navegador.